Welke gegevens slaan we op?

Wanneer jij je aanmeldt om mee te doen als vrijwilliger aan "The Horror Zone", slaan we de gegevens die in het aanmeldformulier staan op.

De standaard NAW-gegevens hebben we nodig voor correspondentie.
De allergieën moeten we weten i.v.m. de aangeboden personeelsmaaltijden.
De kledingmaten moeten we weten i.v.m. de kleding die op maat gemaakt wordt voor de vrijwilligers.

Hoe slaan we je gegevens op?

Jouw gegevens staan opgeslagen in een database met encryptie. Daarnaast worden alle acties die plaatsvinden op de database gelogd zodat traceerbaar is wie de data opvraagt of wijzigt.

Hoe lang slaan we deze data op?

Wanneer iemand wordt aangenomen, bewaren we de data tot maximaal 1 jaar na de einddatum van het vrijwilligerscontract, met de volgende specifieke termijnen:

Allergieën en kledingmaten: tot 1 week na de laatste draaiavond.
Functiegegevens (motivatie, rol, …): tot 1 maand na de laatste draaiavond.
Adresgegevens: tot 6 maanden na de laatste draaiavond.
Naam, e-mail en telefoonnummer: tot maximaal 1 jaar na de einddatum van het vrijwilligerscontract.

Wanneer iemand niet wordt aangenomen (of zelf besluit niet meer mee te doen), wordt de data binnen 1 week uit de database verwijderd, vanaf het moment van afwijzing of opzegging.

Voor vrijwilligers met een contract voor onbepaalde tijd gelden voor de adresgegevens aangepaste termijnen: deze worden niet verwijderd zolang het contract actief is. Pas na beëindiging van het contract gaan de bovenstaande bewaartermijnen in. Allergieën, kledingmaten en functiegegevens worden wel verwijderd volgens de reguliere termijnen hierboven.

Wie hebben er toegang tot deze data?

De beheerder van spookhuisvandezaak.nl en de persoon of personen verantwoordelijk voor personeelszaken hebben toegang tot alle gegevens.
De verantwoordelijke voor de kleding heeft toegang tot de kledingmaten.
De teamleiders hebben toegang tot de telefoonnummers.

Is het mogelijk mijn data te laten verwijderen?

Ja, dit is mogelijk. Stuur een e-mail naar info@spookhuisvandezaak.nl met daarin je naam en e-mailadres. We zullen dan binnen 1 week na ontvangst jouw data uit onze database verwijderen.

Wijzigingen

1.3 (22 april 2026) — Uitzondering toegevoegd voor vrijwilligers met een contract voor onbepaalde tijd: adresgegevens worden bewaard tot contractbeëindiging.
1.2 (5 april 2026) — Alle niet-NAW gegevens worden verwijderd na 1 maand.
1.1 (3 april 2026) — Pagina verplaatst naar de website; inhoud ongewijzigd.
1.0 (1 augustus 2021) — Initiële versie gepubliceerd.